Vannak már, akik el sem tudják képzelni, hogy számítógépükön telepített CRM rendszer működjön, míg vannak, akik még maximálisan szkeptikusak vele. Az jól látszik, hogy a jövő az online CRM szoftvereké, de a “divaton túl” milyen üzleti érvek sorakoztathatóak fel a telepített és milyenek az online mellé, ezt járjuk körbe ebben a cikkünkben.

De mit jelent az, hogy egy CRM rendszer online?

Ez több dolgot is jelenthet. Lehet, hogy egy saját webszerverre feltelepített saját szoftverről van szó, amit online érünk el egy internet kapcsolaton keresztül. Ez esetben ugyanúgy megvesszük a CRM szoftvert valakitől, mint a céges szerverre telepített esetében, csak egy webszerverre telepítjük fel, és ezért online érjük el.

A másik verzió a felhő alapú CRM rendszer, ahol mi csak hozzáférést vásárolunk, jellemzően havi vagy éves díj fizetése ellenében, és a CRM szoftvert fejlesztő és supportáló cég telepíti fel a saját webszerverére és ad egy fiókot és hozzáférést a CRM szoftveréhez.

Emiatt a cikkünkben az online CRM rendszert az egyértelműség kedvéért felhőben lévő CRM rendszernek nevezzük. De nézzük is meg a különbséget egy felhő alapú és egy klasszikus saját szerverre telepített CRM rendszer között.

A telepített és az online CRM rendszer összehasonlítása

Felhőben lévő CRM rendszer Saját szervereken lévő CRM rendszer
Ár Havonta/évente fizetsz a felhasználók számától és funkcióktól függően A hardverért, a szoftver licencért és telepítésért, karbantartásért, stb.
Testreszabás Itt nincs különbség a 2 koncepció között Itt nincs különbség a 2 koncepció között
Hardver Az ügyfél kezeli, üzemelteti a hardvert és a szoftvert is
Biztonság A CRM alkalmazáshoz az interneten keresztül lehet hozzáférni, ami lehetséges biztonsági kockázatokat jelenthet Elvileg kisebb a biztonsági kockázat, ha a szerver biztonságos helyen van elhelyezve
Hozzáférés mobiltelefon keresztül Böngészőn keresztül bármilyen böngészőt futtató eszközről Ez külön szoftver, webkapcsolat, extra macera
Integráció (összekapcsolás) Más felhő alapú szoftverekkel API-n keresztül rendkívül széleskörű integráció Erősen korlátozott az integráció, mivel nem online a rendszer
Ellenőrzés Szolgáltató kezeli a rendszert és az adatokat, nagy biztonságú szerverparkban A rendszer és az adatok lokálisan vannak kezelve, a biztonság erősen függ a szerver elhelyezésétől, és az üzemeltető szakemberektől
Személyzet Szolgáltató professzionális munkatársai Feltétlenül szükséges hozzáértő rendszergazda, sok helyen sajnos “szomszéd Pistike”, akinek a hozzá nem értése extra kockázatot jelenthet

Mik az online CRM rendszer egyértelmű előnyei?

Ahogy fentebb írtam, online CRM rendszeren elsősorban a felhőben, SaaS (Software as a Service – Szoftver mint Szolgáltatás) modellben működő rendszereket értjük, ezért ennek fogom az előnyeit felsorolni.

Egyértelmű előnyük az “egyszerűségük”: egy ilyen modellben működő online CRM rendszer esetében nekünk kizárólag annyi a dolgunk, hogy:

  1. Előfizessünk a rendszerre,
  2. Testreszabjuk és paraméterezzük az igényeink szerint,
  3. Feltöltsük törzsadatokkal,
  4. Majd használatba is vegyük.

Mindezt ráadásul pár nap alatt meg lehet csinálni, miközben egy telepített rendszernél akár hónapok is eltelhetnek az indulásig. Itt nem kell foglalkozunk:

  • telepítéssel,
  • szoftver karbantartással,
  • és frissítésekkel,
  • tárhely és szerver problémákkal,

mert ezt a CRM rendszer fejlesztője és üzemeltetője megoldja. Ugyanúgy, mint egy Számlázz.hu vagy egy Shoprenter esetében, mi csak használjuk, és a havi/éves díj fizetésén kívül nincs vele más gondunk.

Vannak olyan online CRM rendszerek (pl. a MomoCRM is ilyen), amelyeknél külön díj megfizetése ellenében akár egyedi igényeid is lehetnek, a nagyobb vállalatoknál (mint pl. Magnet Bank, Leier, Westend) több milliós értékben történtek egyedi fejlesztések, hiszen az ő folyamataik már elég bonyolultak ahhoz, hogy az igényeiket ne lehessen kielégíteni egy standard rendszerrel.

Eközben egy pár fős kisvállalkozás meg élvezheti a számára is elérhető (havi 10.000 Ft alatti) havidíjat, és nem kell beruháznia. Ha pl. egy olyan CRM rendszert akarna megvenni és saját szerverre telepíteni, mint a MomoCRM, az nem jönne ki 5 millió Ft alatt, nem beszélve a szerver, üzemeltetés és rendszergazda extra költségeiről.

Az online CRM rendszerek második legfontosabb előnye az online mivoltuk miatt az online elérhetőségük bármilyen olyan eszközről, amelyen böngésző futtatható. Emlékszem még a 2000-es évek közepén, amikor még csak telepített CRM szoftverek voltak, okostelefonok pedig még nem, hogy mekkora macera volt az értékesítők kezébe vagy laptopot (ami túl nagy volt) vagy palmtopot adni, ami meg elég nehézkesen kezelhető volt, és megoldani, hogy ezek távoli eléréssel becsatlakozzanak a központi szerverhez.

Főleg az volt elég ciki, amikor az értékesítő ott van az ügyfélnél, aki megrendelést akar leadni, amit az értékesítő nem tudott felvinni, mert a rendszernek csatlakozási gondjai voltak. És milyen sokszor voltak, ezt már a mai okostelefonokon, tableteken szocializálódott értékesítők el sem tudják képzelni.

Ehhez képest ma előfizetsz egy online CRM rendszerre, majd onnantól kezdve egy okostelefonon vagy tableten is tudod használni. Nem kell:

  • telepíteni,
  • konfigurálni,
  • távoli elérést beállítani,

és még sorolhatnám a rég elfeledett problémákat és körülményes dolgokat.

Mik az online CRM rendszer hátrányai?

Az online CRM rendszerek egyértelműen legnagyobb hátránya a bizalom, hogy sokan nem bíznak még abban, hogy mivel nem az ő irodájukban található a szerverükön, ezért biztonságban vannak az adataik! Hogy majd a szoftver tulajdonosa hozzáfér és nézegeti vagy nem tudom mit csinál az adataival!?

Nekem inkább azzal voltak először kérdéseim, mi van akkor, ha valami történik a céggel, a rendszerrel, akkor mi lesz az adataimmal? Mert hát egy cég teljes kapcsolatrendszere óriási érték, azt elveszíteni sokkal nagyobb csapás, mint akár a teljes telephely leégése, minden munkatárs elmenetele… Erre a válasz, hogy minden online CRM rendszer ad lehetőséget az adatok exportálására, így a saját szerverünkön is ott lehetnek az értékes adatok.

Összefoglalva, nem mondom, hogy mindenkinek online CRM rendszerben kell gondolkodnia, de számolj utána: egyszerű havi előfizetési díjért kapsz egy komplett rendszert (amiért normál esetben sok milliót kellene fizetni), amit bármilyen online eszközről elérsz, így minden, egy értékesítő számára fontos adat kéznél van. Cégvezetőként pedig naprakész és jól átlátható vele az értékesítőid munkája és eredményessége.